Rencana EFISIEN malah jadi BONCOS & FATAL
"Mas saya bisa dapet harga murah nih 1.000 per box jika membeli langsung 100 ribu box packaging, beda banget kalo beli cuman 5.000 bisa naik harganya sampe 1.500 soalnya, lumayan banget khan selisih 500 rupiah per box, bakal makin untung nih"
Nampak familiar dengan kasus seperti ini atau kita sendiri malah berpikir hal yang sama seperti ini? Salahkah? enggak juga, TERGANTUNG, dalam kondisi seperti apa pertanyaan ini muncul, bisa jadi SANGAT TEPAT tapi sebaliknya bisa jadi SANGAT FATAL.
Gimana tuh? Coba sekarang kita tanyakan ..
"itu 100 ribu box habis berapa lama biasanya? ato biasanya 1 bulan kita butuh berapa box sebetulnya?""
"Oh itu habis 3 bulan, jadi memang buat stock selama itu sehingga bisa murah harganya"
Nah temen-temen, jika temen-temen memang punya CASH FLOW yang MELIMPAH sampe 6 bulan or setahun akan selalu surplus biarpun semua vendor dan cost lainnya dibayar di depan, ga masalah pake strategi begini, walaupun akan ada OPPORTUNITY LOST, tapi jika CASH FLOW kita pas-pas an, hati-hati loh, ada beberapa hal yang akan menjadi MASALAH nanti jika melakukan pratek PEMBELIAN seperti ini. Apa ajah itu? Coba kita lihat ya
1. MINUS CASH FLOW
Beli 100 ribu box sekarang berarti pembayaran akan jatuh tempo dalam waktu yang singkat dengan nilai yang cukup besar, sehingga uang cash kita akan TERKURAS di waktu bersamaan, ini baru dari 1 vendor, bagaimana jika ada puluhan VENDOR?
2. OPEX RISK
Jika cash flow minus, yang akan terkena resiko pertama kali adalah OPEX yang bisa saja tidak terbayar atau tertunda, gimana coba jika gaji karyawan tertunda? Moral bisa jatoh, karyawan mungkin akan mempertanyakan masa depannya, ato misalnya biasa konsumen dapet wifi internet, karena cash flow minus wifi internet terpaksa di cabut dulu, sehingga kepuasan konsumen bisa berkurang, dll.
3. LOST OPPORTUNITY
Klo belanja kita sebulan CASH out nya bisa sampe 1 M, kemudian kita atur kembali strategi pembelian dan negosiasi dengan vendor di mana 1 M ini bisa di break menjadi 2-3 bulan dengan kesempatakan bersama, bayangkan setiap bulan kita punya cash flow tambahan 500 juta, kita bisa melakukan kegiatan promosi lebih sering untuk membangun brand dan traffic, atau bahkan jika kita konservatif, ingin duitnya dijadikan aset ajah, ini duit 500 juta bisa dipake buat DP ruko loh. Artinya, ngapain punya barang 100 ribu box yang akan habis 3-6 bulan, ini kayak nyimpen duit tidak produktif jadinya.
4. WASTE OF SPACE
Nyimpen 100 ribu box itu logikanya ajah butuh SPACE lebih besar loh, ini baru satu item, kebayang ga kalo model belanjanya "hobi" stock dalam jumlah besar dengan alasan lebih murah? Murah sebelah mana, memang sewa SPACE ga pake duit? Apalagi sampe sewa gudang tambahan misalnya, padahal jika bisa mengatur strategi belanja dengan tepat, mungkin outlet or office sudah cukup tanpa harus sewa lokasi tambahan. Yang tadinya mau hemat jutaan malah keluar COST tambahan puluhan juta, blom lagi biaya karyawan, listrik, dll juga akan muncul.
5. MORE INVENTORY, MORE PROBLEM
Yes tentu sekali ini, mengelola 1.000 box stock dengan mengelola 100 ribu box akan mendatangkan permasalah yang signifikan berbeda, misal ketika mau stock opname, gimana harus dihitung semua kembali, ok lah di pisah kebutuhan nnya sudah dibagi menjadi 3 bulan, tetap ajah akan muncul masalah lain yang di atas seperti WASTE of SPACE, belom lagi banyak hal-hal GHOIB, misalnya barang hilang dari gudang.
6. DAMAGE & QUALITY ISSUE
Pontesi kerusakan dan turunnya kualitas juga akan menjadi isue ketika kita melakukan STOCK barang terlalu banyak, ok lah klo barang-barang seperti box, klo ini barang frozen atau fresh, nah itu akan mendatangkan masalah besar buat kita. FROZEN kuat? Klo mati lampu seharian gimana? Apa kita bisa jamin kualitas masih sama?
Nah sampai sini mungkin kita sudah terbayang yah temen-temen semua bagaimana STRATEGI PEMBELIAN (PURCHASING) itu harus ngerti ILMU nya, bahkan seorang PURCHASING itu harus paham masalah CASH FLOW, jika pun tidak berarti PURCHASING harus mendapatkan BRIEF yang jelas dari FINANCE atau OWNER menganai BELANJA.
Balik lagi, apa nih tips-tips untuk menghindari masalah di atas yang bisa kita terapkan di dalam bisnis kuliner kita jadinya, biar tidak terjadi over stock yang tidak produktif, yang malah membuat atau memunculkan masalah baru.
1. NEGOSIASI JADWAL PENGIRIMAN
Lakukan negosiasi agar vendor melakukan pengiriman sesuai dengan kebutuhan kita. Misal, seminggu kita butuh 2.000 box, yah minta kirim per 2.000 box mingguan bukan bulanan, klo ga mau kirim, yah kita nego kita ambil sendiri deh, intinya jangan sampe ada stock dikita, apalagi stock yang tidak produktif.
2. PEMBAYARAN SESUAI PO
Negosiasi pembayaran dilakukan sesuai Purchase Order, misalnya kita PO seminggu 2.000 b0x, maka akan dikeluarkan invoice tagihan sebesar box yang dikirim.
3. KONTRAK MOQ
Vendor biasanya tidak mau klo kita beli dikit-dikit dengan harga terbaik, ga apa-apa, tetap beli dengan Minimum Order Quantity (MOQ), misalnya 100 ribu box sehingga harga bisa 1.000, tapi kita minta poin no 1 dan no 2 tetap dijalankan.
4. CERITAKAN MIMPI KITA
JIka kita bisnis yang masih kecil, melakukan bebepa hal di atas dijamin akan cukup sulit pastinya, nah kita sebagai OWNER harus turun tangan ketemu langsung vendornya, ajak ngopi dan ngobrol, ceritakan kita ingin membangun bisnis seperti apa ke depannya dan minta tolong untuk di support dulu di awal, karena kelak jika bisnis berkembang makan vendor ini akan menjadi bagian dari partner utama kita.
5. ALTERNATIF VENDOR
Yes, siapkan vendor alternatif yang bisa mensupport strategi bisnis kita, jika vendor sekarang tidak terlalu support dengan bisnis kita. Hal ini sebetulnya penting bahkan sebelum kita memulai bisnis, memastikan dulu klo vendor bisa support bisnis kita.
Nah temen-temen semoga artikel kali ini bisa memberikan INSIGHT buat temen-temen kalo BELANJA juga ada STRATEGI nya di dalam bisnis kuliner, ada ILMU nya. Semoga bermanfaat.
Oh iya ini rekomendasi sekali, jika temen-temen ingin ke depannya belanja semua by sistem, product cost presisi, sampe COGS dan penerimaan barang menjadi semua CLOUD base, pake deh aplikasi ini Ngitunghpp.com. Apps ini bisa membuat kita hemat jutaan, puluhan juta, bahkan ratusan juga tergantung skala bisnis kita.
Selamat pagi.
Foodizz
1st F&B EduTech
Belajar Bisnis Kuliner ..... Yah di Foodizz.
www.foodizz.id
www.sekolahkuliner.com
Join Telegram Group di t.me/foodizzid
Temen-temen ingin memperdalam ilmu Supply Chain Management (Purchasing, Investory, Logistic dll) silahkan ikuti E-COURSE Supply Chain Management di sini. Total 8 Jam, Lebih dari 50 Module dan GRATIS Dokumen-dokumen Excell dan Word pendukung SIAP PAKAI.
*Buat temen-temen yang mau copas artikel silahkan ajah ga perlu minta izin asal mencantumkan sumber artikelnya, yaitu www.foodizz.id/blog. Yuk hargai karya dan usaha orang lain dalam membuat konten*
Sumber Gambar: Unsplash.com
Comments